La procédure pour externaliser votre paie
L’externalisation de la paie diffère d’une société à une autre. Cependant il existe des points en commun entre les différents prestataires. L’externalisation de la paie fonctionne en exécutant toutes les fonctions du traitement de la paie :
- collecte d’informations sur les heures travaillées
- le calcul de renseignements fiscaux des employés
- le transfert de fonds pour divers comptes à un tiers.
Un prestataire de services d’externalisation de la paie doit etre en mesure d’émettre des chèques, de déposer des fonds sur les comptes des employés et de fournir les formulaires W-2 à la fin de l’année.
L’externalisation de la paie demande tout d’abord la mise en place d’un compte pour y déposer les fonds et les salaires d’une manière régulière ou automatisée. Ce compte permettra à l’entreprise l’accès à des fonds pour payer les employés et les retenues d’impôt, ou de payer les obligations fiscales. La mise en place du compte est généralement rapide et facile.
Une entreprise spécialisée dans l’externalisation de la paie a également besoin d’informations concernant les employés, comme les numéros de sécurité sociale, les formes d’emploi (W-4 et I-9s, entre autres), des informations bancaires, les heures de travail, les indemnités de maladie et de vacances, des informations sur l’épargne.
Ensuite vous devez trouver un accord avec le prestataire sur la procédure avec laquelle vous communiquerez les différentes informations.
Beaucoup d’entreprises vont vous obliger à garder les fonds en réserve pour le paiement des impôts et des salaires des employés. Pour le paiement de la prestation, les exigences des fournisseurs de la paie externalisée diffèrent, mais la plupart préfère un paiement par transaction, par chèque ou par dépôt.