Comment se passe la dématérialisation des factures ?
Le fonctionnement des entreprises et des administrations a considérablement évolué au cours de ces dix dernières années. Si, pendant très longtemps, le papier fut roi dans le domaine administratif et économique, les nouvelles technologies de l’information et de la communication nous permettent désormais de nous en passer. C’est ce que l’on appelle la dématérialisation la numérisation des documents. D’ailleurs, désormais, la très grande majorité des factures sont dématérialisées. Mais comment cela se passe-t-il ? On fait le point.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures désigne un processus par lequel les entreprises et les administrations remplacent progressivement leurs factures papier par des factures numériques. Il s’agit tout simplement d’un changement de support : le document électronique remplace alors le support qu’était le papier.
Cette dématérialisation implique deux conséquences : tout d’abord, les entreprises doivent dématérialiser leurs anciennes factures, stockées dans leurs archives. À cela s’ajoute le fait que les nouvelles factures devront être générées automatiquement sous la forme numérique, sans avoir à faire usage de papier.
Les enjeux de la dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents répond à plusieurs enjeux. Il s’agit tout d’abord d’un enjeu environnemental : le tout numérique permet de réduire notre consommation de papier, et donc notre poids sur l’environnement.
À cela s’ajoute un enjeu en matière d’efficacité : les nouvelles technologies de numérisation et de dématérialisation permettent d’améliorer l’efficacité des entreprises. Finalement, il s’agit d’un enjeu d’ordre légal. En effet, la législation impose désormais aux entreprises de créer des factures numériques et de réduire au maximum la création de factures papier.
Comment dématérialiser ses factures et ses documents
Il existe aujourd’hui de très nombreuses solutions permettant de dématérialiser ses factures et ses documents. Par exemple, l’utilisation de certains programmes tels qu’Adobe permet de créer facilement des documents numériques. À noter qu’il faut systématiquement ajouter une signature électronique à ce type de document afin de les authentifier.
Il existe également d’autres services qui permettent de dématérialiser ces documents. Par exemple, l’on retrouve aujourd’hui des services permettant d’envoyer une lettre recommandée électronique. Dans ce cas de figure, il faut bien souvent s’adresser à un professionnel de la numérisation, et ce, afin de s’assurer que la législation en la matière est bel et bien respectée. À noter que de très nombreuses entreprises font aujourd’hui appel à une entreprise spécialisée dans le digital et le numérique pour mettre en place une stratégie de dématérialisation des documents.
Ainsi, la dématérialisation des factures consiste à remplacer des factures papier par des factures numériques. Il s’agit d’un processus qui demande bien souvent l’intervention d’un professionnel dans le domaine digital et numérique.